電子帳簿保存法対応の経費精算方法とは？

電子帳簿保存法対応の経費精算とは、デジタル化された領収書やレシートを電子帳簿保存法の要件に従って管理・保存する経費精算プロセスのことです。

2024年1月1日から、すべての企業で電子取引の記録を電子的に保存することが義務化されました。紙での保存は原則認められなくなり、経費精算業務も大きな変革を迫られています。

本記事では、電子帳簿保存法に対応した経費精算の実務的な方法、2024年義務化の重要ポイント、そして実装時の注意点を詳しく解説します。

電子帳簿保存法が改正された背景と目的

なぜ2024年に義務化されたのか

電子帳簿保存法の改正は、デジタル社会への対応と企業の生産性向上を目指すものです。従来は紙での保存が一般的でしたが、以下の課題がありました。

• 膨大な紙資料の保管スペース確保
• 経費精算業務の人的負担が大きい
• 領収書の紛失・破損リスク
• 監査対応時の時間と手間

国税庁は2022年1月に電子帳簿保存法の改正内容を発表し、2024年1月1日から電子取引の電子保存を義務化することを決定しました。

改正のポイント

改正電子帳簿保存法の主要な変更点は以下の通りです。

電子取引の電子保存が義務化

メール添付やクラウドストレージ経由で受け取った領収書やレシートは、電子データのまま保存する必要があります。スキャン保存や紙への印刷は認められません。

保存要件が明確化

真正性の確保、可視化、検索機能といった要件が明確に定義されました。企業はこれらの要件を満たすシステムの構築が必須です。

猶予期間が廃止

以前は3年間の猶予期間がありましたが、2024年1月1日より完全義務化されました。

電子帳簿保存法対応で必須の5つの要件

1. 真正性の確保

真正性とは、記録が改ざんされていない状態を保つことです。以下の方法で確保します。

• タイムスタンプの付与（受領から3営業日以内）
• デジタル署名の利用
• システムのアクセスログ記録
• 定期的なバックアップ

具体例：請求書の受領

A社がB社からメール添付で請求書を受け取った場合、受領から3営業日以内にタイムスタンプを付与し、改ざんの有無を証明できる状態にしておく必要があります。

2. 可視化（見読性）の確保

保存したデータを、いつでも誰でも読める状態にしておくことです。

• PDF形式での保存
• 文字化けしないエンコーディング
• 高解像度での保存
• 定期的なメディア変換

3. 検索機能の確保

保存した電子データを効率的に検索できる機能が必須です。

• 日付検索（取引年月日）
• 金額検索
• 取引先名検索
• 複数条件の組み合わせ検索

4. ディレクトリ構造の整理

データの保存場所を体系的に整理しておく必要があります。

• 月別フォルダ分け
• 部門別分類
• 取引先別管理
• ファイル名の統一ルール

5. 帳簿との連携

電子帳簿と電子取引データの整合性を保つことです。

• 帳簿記録と領収書の照合
• 仕訳データとの紐付け
• 監査証跡の保持

経費精算の具体的な対応フロー

ステップ1：領収書・レシートのデジタル化

電子取引で受け取ったデータはそのまま保存します。紙で受け取った場合はスキャンします。

推奨スペック：
– 解像度：200dpi以上
– ファイル形式：PDF
– ファイルサイズ：1MB以下が目安

ステップ2：メタデータの付与

領収書に以下の情報を付与します。

ステップ3：タイムスタンプの付与

受領から3営業日以内にタイムスタンプを付与します。これにより改ざんされていないことを証明できます。

ステップ4：経費精算システムへの登録

クラウドの経費精算システムに登録し、承認フロー（従業員→上司→経理）を実行します。

ステップ5：帳簿への記帳

会計システムに仕訳データとして記帳し、領収書データとリンクさせます。

ステップ6：長期保存

法定保存期間（7年）の間、改ざんされない状態で保管します。

実装時の注意点と落とし穴

よくある失敗事例

事例1：タイムスタンプの期限切れ

受領から4営業日目にタイムスタンプを付与した場合、要件を満たしません。社内ルールで「受領当日中に付与」と決めておくことが重要です。

事例2：ファイル形式の混在

JPEGやTIFF形式で保存すると、後々のデータ移行時に問題が発生します。企業全体でPDF形式に統一することが必須です。

事例3：検索機能の不備

単にフォルダにファイルを保存するだけでは検索機能を満たしません。システムに検索機能が備わっていることを確認してください。

導入前のチェックリスト

• 現在の経費精算プロセスを把握しているか
• 月間取引件数を把握しているか
• 既存の帳簿システムとの連携が可能か
• 従業員教育の計画があるか
• 税理士や会計士に相談したか

対応に有効なクラウドツールの選定ポイント

必須機能

1. 電子帳簿保存法対応機能

• タイムスタンプ機能の内蔵
• 改ざん防止機能
• 監査ログの自動記録

2. 経費精算機能

• 領収書の画像アップロード
• OCR機能による自動読み込み
• 承認フローのカスタマイズ
• 仮払い・立替金の管理

3. 会計システムとの連携

• 会計ソフトとの自動連携
• 仕訳データの自動生成
• 複数通貨への対応

4. 検索・レポート機能

• 多角的な検索機能
• 経費分析レポート
• 部門別・期間別の集計

ツール選定時の比較ポイント

導入から運用までのロードマップ

3ヶ月前：準備期間

• 現状の経費精算プロセスを整理
• ツールの比較検討開始
• 税理士・会計士への相談
• 社内ワーキンググループの立ち上げ

1ヶ月前：導入決定

• ツールの契約
• 管理者ユーザーのセットアップ
• システムのカスタマイズ
• 従業員向け教育資料の作成

導入直後：運用開始

• 全従業員への説明会実施
• パイロット運用（一部部門のみ）
• 問題点の抽出と改善
• マニュアルの作成・配布

1ヶ月後：全社展開

• 全部門への拡大
• 継続的なサポート体制の構築
• 定期的な運用状況の確認

2024年以降の対応で押さえるべき重要ポイント

電子取引の定義を正しく理解する

電子取引とは、メール添付、クラウドストレージ、EDI、オンライン決済など、電子的に受け取った取引書類を指します。紙で受け取った場合はスキャン保存でも許可されます。

保存期間を正確に把握する

法人は7年間、個人事業主は5年間（青色申告）の保存が義務です。この期間中は改ざんされない状態を維持する必要があります。

定期的な法令確認

国税庁は随時通達や事務運営方針を更新しています。年1回は最新情報をチェックすることをお勧めします。

税務調査への備え

電子帳簿保存法対応のシステムであれば、税務調査時にデータを効率的に提示できます。逆に対応していないと指摘を受ける可能性があります。

まとめ

電子帳簿保存法対応の経費精算は、単なるコンプライアンス対応ではなく、経費管理の効率化と透明性向上をもたらします。

重要なのは、真正性・可視化・検索機能といった5つの要件を満たすシステムを導入し、運用ルールを定めることです。

2024年1月の義務化から時間が経過していますが、まだ対応が不十分な企業も少なくありません。この機会に自社の対応状況を確認し、必要に応じてシステム導入を検討してください。

適切に対応することで、監査対応の効率化、経費削減、そして信頼性の高い財務管理が実現できます。

バックオフィス効率化におすすめの会計ソフト

電子帳簿保存法に対応するなら、経費精算だけでなく会計ソフト側の対応も重要です。